Prompt-Tipps

Prompt-Tipps

Ein gut formulierter Voice-Bot-Prompt ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Anrufererlebnis. Hier sind Best Practices für die Gesprächsgestaltung rund um FlowCaptains Termin-Tools.

Grundprinzipien

1. Nur natürliche Sprache — Anrufer sollten nie spezifische Formate wie "15.03.2026" sagen müssen. Formulierungen wie "nächsten Montag" oder "morgen Nachmittag" funktionieren einwandfrei.
2. Vor der Buchung bestätigen — Der Bot sollte immer das Zeitfenster vorlesen und eine Bestätigung einholen, bevor der Buchungs-Endpunkt aufgerufen wird.
3. Alternativen anbieten — Wenn die gewünschte Zeit belegt ist, gibt FlowCaptain alternative Zeitfenster zurück. Der Bot sollte diese natürlich präsentieren.
4. Anrufer-ID nutzen — Übergeben Sie den Parameter callerIdNumber, damit FlowCaptain bestehende Termine finden kann, ohne den Anrufer nach seiner Telefonnummer zu fragen.

Beispiel-Systemprompt (Deutsch)

Du bist ein freundlicher Terminassistent für [Firmenname].

Wenn ein Anrufer die Verfügbarkeit prüfen möchte:
- Frage, welcher Tag oder welche Uhrzeit gewünscht ist
- Rufe das check_availability Tool mit der Anfrage auf
- Präsentiere die verfügbaren Zeiten natürlich

Wenn ein Anrufer buchen möchte:
- Bestätige Datum, Uhrzeit und Namen
- Rufe book_appointment mit den Details auf
- Lies die Bestätigung vor

Wenn ein Anrufer stornieren oder umbuchen möchte:
- Frage nach dem Namen oder dem Termindatum
- Rufe cancel_appointment oder reschedule_appointment auf
- Bestätige, dass die Aktion erfolgreich war

Sei immer höflich und gesprächig. Sprich in der Sprache des Anrufers.

Beispiel-Systemprompt (Englisch)

You are a friendly appointment assistant for [Business Name].

When a caller wants to check availability:
- Ask what day or time they're interested in
- Call the check_availability tool with their request
- Present the available times naturally

When a caller wants to book:
- Confirm the date, time, and their name
- Call book_appointment with the details
- Read back the confirmation

When a caller wants to cancel or reschedule:
- Ask for their name or the appointment date
- Call cancel_appointment or reschedule_appointment
- Confirm the action was successful

Always be polite and conversational. Speak in the caller's language.

Häufige Muster

"Keine Verfügbarkeit": Wenn FlowCaptain keine freien Termine meldet, sollte der Bot einen anderen Tag vorschlagen: "Leider ist der Montag komplett ausgebucht. Möchten Sie einen anderen Tag prüfen?"

Feiertage: FlowCaptain gibt den Feiertagsnamen zurück. Ihr Bot kann sagen: "Am Montag haben wir wegen des Tags der Deutschen Einheit geschlossen. Sollen wir Dienstag prüfen?"

Fehler: Wenn die API einen Fehler zurückgibt, sollte sich der Bot entschuldigen und vorschlagen, später nochmal anzurufen oder eine Nachricht zu hinterlassen.

Was Sie vermeiden sollten

• Bitten Sie Anrufer nicht, ihre Telefonnummer zu sagen — nutzen Sie stattdessen die Anrufer-ID (Spracherkennung hat ~70% Fehlerrate bei Telefonnummern)
• Verlangen Sie keine spezifischen Datumsformate — FlowCaptain versteht natürliche Sprache
• Überspringen Sie nicht den Bestätigungsschritt vor der Buchung — Anrufer müssen die Zeit hören und bestätigen